Pytanie o koszt DMS to najczęstsze pytanie, które słyszymy
od firm budowlanych i produkcyjnych. I najczęściej odpowiedź brzmi „to zależy”. Dlatego zamiast ogolników, dajemy realne widełki.
Informacje o Document Management System (DMS)
01 // Orientacyjne koszty wdrożenia DMS
Mała firma (do 30 osób, 1–5 budów/lokalizacji): 15 000 – 40 000 zł netto. Obejmuje: audyt, konfigurację, szkolenie, 3 mies. wsparcia.
Średnia firma (30–150 osób, 5–15 budów): 40 000 – 120 000 zł netto. Obejmuje: audyt, dedykowane workflow, integracja z ERP/mailem, szkolenie, 6 mies. wsparcia.
Duża firma (150+ osób, 15+ budów): od 120 000 zł netto. Obejmuje: pełna customizacja, wielooddziałowość, AI/OCR, integracje, SLA.
02 // Co wpływa na cenę?
- Liczba użytkowników i lokalizacji
- Złożoność procesów (ile typów dokumentów, ile ścieżek zatwierdzenia)
- Integracje z innymi systemami (ERP, mail, chmura)
- Potrzeba mobilnego dostępu
- AI/OCR do automatycznego rozpoznawania dokumentów
03 // Co NIE kosztuje u nas
Pierwsza konsultacja (30–60 min) jest bezpłatna. Nie pobieramy opłat za wycenę ani za wstępny audyt. Jeśli po rozmowie stwierdzimy, że standardowy DMS z półki wystarczy – powiemy to wprost.
04 // Ile kosztuje BRAK DMS?
Policzylismy to to na danych od klienta z branży budowlanej (10+ budów):
- Stracony czas kierowników: ~45 900 zł/mies.
- Kary umowne za braki dokumentacyjne: 50–500 tys. zł / incydent
- Obsługa prawna sporów: 15–40 tys. zł / spór
- Suma roczna: nawet 800 tys. – 1,2 mln zł
Wdrożenie DMS zwraca się typowo w 4–8 miesięcy.
05 // Koszty utrzymania po wdrożeniu
Wdrożenie DMS to nie jednorazowy wydatek. System żyje — wymaga hostingu, aktualizacji, wsparcia i opieki. Dlatego po uruchomieniu przechodzimy na miesięczny ryczałt utrzymaniowy.
Orientacyjne koszty utrzymania:
Mała firma (do 30 osób): 2 000 – 3 000 zł netto/mies. Średnia firma (30–150 osób): 3 000 – 5 000 zł netto/mies. Duża firma (150+ osób): wycena indywidualna, zależna od SLA i skali infrastruktury.
Co zawiera ryczałt miesięczny:
→ Hosting i infrastruktura cloud (Microsoft Azure) — system działa na naszych serwerach, nie musisz utrzymywać własnych
→ Aktualizacje i patche — bezpieczeństwo, zgodność z przepisami, nowe funkcje bez dodatkowych opłat
→ SLA i wsparcie techniczne — gwarantowany czas reakcji, nie “odezwiemy się w ciągu 5 dni roboczych”
→ Backup i disaster recovery — codzienne kopie zapasowe, odtwarzanie w razie awarii
→ Dedykowany account manager — jeden punkt kontaktu, który zna Twoją firmę i Twój system